Shopify-producten bijwerken vanuit Google Sheets

Bestaande producten bijwerken is iets anders dan importeren

Een import van nieuwe producten heeft een complete rij nodig: titel, vendor, afbeeldingen, varianten. Een update heeft veel minder nodig. Je zegt tegen Shopify "vind dit product en wijzig deze velden", niet "maak dit product aan". Simple CSV behandelt de twee precies daarom als aparte startpunten. Heb je nog geen sheet als CSV gepubliceerd, dan legt de Google Sheets-importhandleiding die setup stap voor stap uit. Deze pagina gaat daar verder.

Stap 1. Verwijs Simple CSV naar de sheet

Start een URL-import in Simple CSV en plak de URL van de sheet. Dat kan de gepubliceerde CSV-link zijn die eindigt op /pub?output=csv. Voor een sheet met een enkel tabblad die is gedeeld als "Anyone with the link" (iedereen met de link) kun je ook gewoon de normale URL uit de adresbalk kopiëren en direct plakken. Test de URL die je gebruikt eerst in een privévenster van je browser. Een gepubliceerde CSV-URL moet een CSV downloaden of kommagescheiden data tonen. Een normale gedeelde URL moet de sheet openen zonder te vragen om in te loggen.

Nadat je de sheet-URL hebt ingediend, toont Simple CSV de downloadvoortgang voordat het bestand wordt gevalideerd. Je ziet een percentage wanneer Google de totale grootte doorgeeft, of de tot dan toe gedownloade grootte wanneer dat niet zo is.

Stap 2. Kies "Update existing products"

Het dashboard vraagt wat je wilt doen. Kies Update existing products, niet Import new products. Dit bepaalt wat er gebeurt met een rij die nergens bij past: een import maakt er een nieuw product van, een update slaat de rij over en noteert de misser in het log. Voor een sheet waarmee je prijzen of voorraad corrigeert, is dat het verschil tussen een typfout die een losstaand dubbel product wordt en een regel in een rapport die je kunt herstellen.

Stap 3. Match op SKU, de eerste barcode of handle

SKU is de gebruikelijke keuze, omdat die één variant aanwijst en niet een heel product. Barcode werkt wanneer je sheet dezelfde waarde heeft als de eerste barcode van de Shopify-variant. Handle matcht op productniveau en past dus dezelfde waarden toe op elke variant onder die handle. Dat is zelden wat je wilt bij een prijs- of voorraadupdate per variant.

Matchen is exact zodra hoofdletters en spaties aan het begin en einde worden genegeerd. SF-2000-SET matcht niet met SF-2000-SET-CP. Heeft een variant meerdere barcodes, dan matcht een tweede barcode in de sheet niet en wordt de rij overgeslagen als niet gevonden. Een SKU of eerste barcode die bij meer dan een product in je winkel hoort, wordt overgeslagen in plaats van gegokt. Het importlog noteert de identifier en bij hoeveel producten die paste. Gebruik SKU of Shopify ID als dat kan.

Stap 4. Koppel alleen de velden die de sheet mag beheren

Koppel de matchkolom en de kolommen die je echt wilt wijzigen, en laat al het andere ongekoppeld. Een sheet voor voorraad en prijzen heeft geen gekoppelde Title- of Body HTML-kolom nodig. Staat die kolom er toch in, dan betekent ongekoppeld laten dat Simple CSV er nooit aankomt.

Bevat je sheet een kolom met voorraadaantallen, dan werkt die kolom de voorraad bij op de ene Shopify-locatie die je koos toen je deze import instelde. Dat geldt op elk plan, niet alleen op Pro en Scale. Met aparte sheets voor een groothandelsfeed en een dropshipfeed kan elke sheet naar zijn eigen locatie wijzen.

Voordat er iets naar je winkel wordt geschreven, toont Simple CSV hoeveel rijen er bijgewerkt gaan worden. Ligt dat aantal ver onder je aantal rijen, dan is je matchsleutel waarschijnlijk verkeerd. Er is nog geen voorbeeld per rij voor een update-run, dus een verkeerde matchsleutel of een verkeerd gekoppelde kolom zie je pas na de run. Test een sheet met een handvol rijen voordat je dit op je volledige catalogus richt.

De synchronisatie volgens schema laten lopen

Een eenmalige URL-import leest de sheet een keer. Op Free kies je Start update op de Summary-pagina, of Start limited update als de sheet boven de limiet van 100 rijen zit. Op Pro of Scale kies je Save & Run now om de setup op te slaan en een run in de wachtrij te zetten zonder een schema aan te maken of te wijzigen. Blijft de sheet veranderen, kies dan Save & Schedule om een terugkerend schema aan te maken of te bewerken, zodat Simple CSV de URL automatisch opnieuw ophaalt. Pro bevat 3 automatiseringen die elke 6 uur kunnen draaien, Scale bevat er 7 die elk uur kunnen draaien, en beide plannen komen met een gratis proefperiode van 14 dagen.

Na een volledig geslaagde geplande run slaat Simple CSV de volgende geplande run over wanneer het bestand en de instellingen ongewijzigd zijn. De importgeschiedenis toont de run als Completed. Open de run om No changes in the file te zien. Shopify wordt dan niet aangeraakt. Kies Run now op de automatisering om dezelfde sheet opnieuw toe te passen na een wijziging aan de Shopify-kant, bijvoorbeeld een verkoop die de voorraad verlaagt.

Free kan precies deze update nog steeds handmatig draaien, zo vaak als je wilt, tot 100 rijen per bestand. Alleen een schema instellen kan niet. Pro en Scale halen de rijlimiet weg.

Wat deze handleiding niet behandelt

• Nieuwe producten. Een rij die nergens bij past, wordt overgeslagen en nooit aangemaakt. Gebruik de handleiding voor het importeren van producten vanuit Google Sheets om producten toe te voegen.
• Velden die je niet hebt gekoppeld. Een ongekoppelde kolom in de sheet wordt nooit naar Shopify geschreven, zelfs niet als de koptekst exact overeenkomt met een Shopify-veld.
• Prijsberekeningen in de sheet. Stuur je de groothandelsprijzen van een leverancier door en wil je onderweg een marge toepassen, dan behandelt prijzen in bulk bijwerken met een CSV prijsregels uitgebreider dan hier past.